Von Umsatz zu Gewinn - Transparenz schaffen

Martina sitzt an ihrem Schreibtisch, eine Tasse Kaffee neben sich und lässt die Ereignisse des gestrigen Tages an sich vorbeiziehen. Dank Lisa, ihrer rechten Hand und Unterstützung lief alles reibungslos, auch wenn Martina selbst erst später dazukam, sie musste ja auf den Abschleppwagen für ihren Lieferwagen warte (mehr dazu in dem Beitrag:  Reserven für den Ernstfall).

Heute steht die unliebsame Büroarbeit an, vor der sie sich so gerne drückt. Rechnungen schreiben und zahlen. Während sie den vereinbarten Betrag für den gestrigen Abend in Rechnugn stellt, bleibt sie an einer Frage hängen: Wie viel bleibt eigentlich übrig, wenn alle Rechnungen bezahlt sind? Was ist wirklicher Gewinn – und wie viel davon könnte sie nutzen, um ihren Notgroschen aufzubauen?

Bislang hat sie diese Frage eher verdrängt. Ihr Fokus lag immer darauf, den Auftrag zu bekommen, die Kundinnen und Kunden zufriedenzustellen und das Event erfolgreich durchzuführen. Den Rest regelte der Steuerberater am Jahresende, wenn die Zahlen ohnehin schwarz auf weiß auf dem Tisch lagen. Aber das bedeutet auch: Sie wusste eigentlich nie, während des Jahres, ob sie mit einem Event Geld verdiente – oder ob sie am Ende vielleicht sogar draufzahlte.

Dieses Gefühl, im Blindflug unterwegs zu sein, macht ihr zunehmend Sorgen. Gerade weil sie beschlossen hat, einen Notgroschen von sechs Monatsausgaben anzusparen, merkt sie nun: Dafür braucht sie mehr Klarheit über ihre Finanzen im Alltag.

Martina beschließt, sich schlau zu machen. Abends, nachdem die Kinder im Bett sind, googelt sie „Deckungsbeitrag berechnen“. Schnell stößt sie auf den Gedanken: Nicht jeder Umsatz ist automatisch Gewinn. Entscheidend ist, was nach Abzug der variablen Kosten übrigbleibt.

Ein einfaches Beispiel: Sie nimmt 5.000 Euro für ein großes Event ein. Davon gehen aber 1.000 Euro für Zutaten weg, 500 Euro für Personal, 300 Euro für Strom und Fahrtkosten – und weitere 200 Euro für nachhaltiges Einweggeschirr. Am Ende bleiben nur 3.000 Euro als sogenannter Deckungsbeitrag. Von diesem Betrag muss sie dann noch ihre Fixkosten wie Miete, Leasing und Versicherungen bezahlen, ganz zu schweigen von ihrem eigenen Gehalt.

Martina erkennt: Erst wenn sie regelmäßig weiß, wie hoch ihr Deckungsbeitrag pro Event ist, kann sie einschätzen, wie profitabel ihr Geschäft wirklich läuft.

Beim Durchsehen ihrer Ausgaben fällt ihr sofort ein Posten ins Auge: das nachhaltige Besteck und Geschirr. Gut gemeint, aber teuer. Pro Event hat sie dafür rund 200 Euro ausgegeben – aus dem Bauch heraus, weil es ihr wichtig war, nachhaltige Lösungen zu nutzen.

Doch jetzt denkt sie anders. Nachhaltig sein heißt doch nicht, unnötig Geld auszugeben, überlegt sie. Wenn sie stattdessen echtes Geschirr verwendet und spült, spart sie diese 200 Euro – jedes Mal. Geld, das nicht verschwindet, sondern direkt in ihren Notgroschen fließen kann.

Rechnet man das durch: Bei 15 bis 20 Events pro Jahr kommen so schnell 3.000 bis 4.000 Euro zusammen. Das ist fast schon eine Monatsreserve – allein durch eine kleine Umstellung.

Martina fühlt sich plötzlich erleichtert. Zum ersten Mal hat sie das Gefühl, die Zahlen selbst in der Hand zu haben. Und sie versteht: Finanzielle Sicherheit entsteht nicht nur durch mehr Umsatz – sondern vor allem durch kluge Planung und Transparenz.

Sie beschließt, künftig für jedes Event eine kleine Kalkulation zu machen: Einnahmen minus direkte Kosten gleich Deckungsbeitrag. So sieht sie sofort, was wirklich übrigbleibt und wie viel sie davon für ihre Rücklage abzweigen kann.

Und noch ein Vorsatz wächst in ihr: Jeden Monat will sie ihre Zahlen auf einen Blick zusammenfassen. Nicht erst am Jahresende, wenn es zu spät ist – sondern regelmäßig, um jederzeit zu wissen, wie sie dasteht.